こんにちは。ENECHANGEでエンジニアマネージャーをしている川野邉です。
今回は、私たちのチームで行った会議体の見直しについて紹介します。取り組み自体はとてもシンプルですが、日々の働き方や集中のしやすさに、じわっと効いてくる変化がありました。
背景
仕事をしていると、複数のタスクを並行して進める場面は少なくないと思います。私たちのチームでも、日常的に業務やタスクの切り替えが発生しやすい環境でした。
並行処理が発生しないように分業を進める工夫はしていますが、それでも一定の切り替えは避けられません。これは特別なことではなく、多くのチームでも起こり得る状況ではないでしょうか。
例えば、ある作業に集中している途中で会議が入り、その内容に頭を切り替える。会議後に元の作業へ戻ろうとしても、すぐに思考を切り替えるのは難しく、再び集中状態に入るまでに時間がかかることがあります。
実際、深い集中状態からの復帰には平均で20分以上かかるという話もあり、短い会議であっても、1日の中に複数回入ると、見えづらいコストが積み重なっていきます。
自分たちでコントロールできる会議に着目する
こうした背景を踏まえ、私たちはコンテキストスイッチの発生頻度をどう抑えられるかを考えるようになりました。
もちろん、関係者との調整や外部要因によって発生する突発的な会議は避けられないものもあります。一方で、自分たちのチームでコントロールできる「定例の会議」については、まだ見直しの余地があるのではないかと考えました。
まずは自分たちでできるところから着手し、コンテキストスイッチが発生しにくい環境をつくることを目的に、会議の配置を見直しました。
具体的には、それまで週の中で分散していたプランニング（計画）・ウィンセッション（振り返り）といった会議を、水曜日に集約する形に変更しました。プロダクトの定例、振り返り、そして次の計画までを同じ日にまとめて実施することで、それ以外の日は開発作業に集中しやすい状態をつくっています。
フォーカスデーの創出
この変更によって大きく変わったのは、「集中していい日」が明確になったことです。（個人的にはかっこつけて「フォーカスデー」と呼んでいます。）
月曜、火曜、木曜、金曜は、会議に中断される前提をなくし、腰を据えて作業に向き合えるようになりました。
細切れになりがちだった作業時間がまとまり、フロー状態を維持できる時間が伸びてきたと感じています。
水曜日をサイクルの起点に
また、水曜日は単なる会議の日ではなく、「1週間の起点」として機能するようになりました。その日の中で前週の振り返りと現状の整理を行い、そのまま次の1週間のタスクを決めるため、会議が終わった時点で迷いなく次のアクションに入ることができます。
チームとしても水曜日を起点とした開発のリズムが整っていく感覚がありました。
補足
もともと計画と振り返りが設定されていた、月曜日または金曜日に集約することも検討しました。
ただ、週の初めや終わりに配置すると、かえって業務の流れが途切れてしまう懸念がありました。
例えば月曜日の場合、前週の内容を思い出しながら振り返りと計画を行う必要がありますし、金曜日に設定すると、月曜日に立てた計画を間が空いた状態で思い出すことになります。
こうした点を踏まえ、意図的に水曜日に自分たちの会議を配置しました。
おわりに
今回の取り組みは、大きな仕組み変更ではありません。新しいツールを導入したわけでも、人員が増えたわけでもなく、単に会議の置き方を変えただけです。
それでも、コンテキストスイッチの頻度が下がり、集中しやすい時間が増え、チームとしてのリズムを生み出せました。
もし、日々の業務の中で「集中しづらい」「作業が細切れになる」と感じることがあれば、会議そのものを減らすだけでなく、「どこに配置するか」という観点で見直してみるのも一つの選択肢かもしれません。
小さな変更ですが、継続的に効いてくる改善の一つだと感じています。
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